Cómo preparar la empresa para la nueva factura electrónica obligatoria
Todavía existen muchas dudas sobre la próxima obligatoriedad para las empresas de utilizar la factura electrónica. En este artículo te explicamos todos los detalles, los plazos y las sanciones derivadas del incumplimiento de esta nueva norma.
¿QUÉ ES UNA FACTURA ELECTRÓNICA?
Igual que la factura tradicional, la factura electrónica es un documento comercial que deja constancia de una compraventa de bienes o servicios y de los correspondientes impuestos aplicados, como el IVA o el IRPF. La única diferencia es que se emite por medios electrónicos y en formato digital.
Los datos obligatorios que debe incluir la factura electrónica son idénticos a los de la factura tradicional. Es decir:una numeración correlativa, fecha de emisión, datos identificativos del emisor y receptor, concepto, base imponible, etc.
Por lo demás, seguimos pendientes de la aprobación de un reglamento oficial de la facturación electrónica y de las posibles condiciones adicionales que éste pueda incluir. Por ejemplo, es probable que sea obligatoria también la identificación de las facturas con un código QR.
LA REGULACIÓN PROGRESIVA
La primera vez que se reguló la factura electrónica en España fue en la Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información, que impulsó el uso de este tipo de facturas en las administraciones públicas.
Cinco años más tarde, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, extendió la factura electrónica obligatoria a todas las operaciones de sociedades con el sector público que no superen los 5.000 euros.
La norma más reciente es la Ley de Creación y Crecimiento Empresarial de 2022, que extiende la obligatoriedad de la factura electrónica a todo el sector privado. Así, su artículo 12 especifica que todas las empresas “deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas”. Hay que resaltar aquí que quedan fuera de esta obligación las facturas dirigidas a consumidores o usuarios finales.
PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA E-FACTURA
- Luchar contra la morosidad, porque la factura electrónica facilita el seguimiento de los plazos de pago.
- Reducir costes en las transacciones comerciales.
- Impulsar la transformación digital en las empresas.
- Fomentar el uso de medios electrónicos para la transferencia mercantil.
¿QUÉ PLAZOS TIENEN LAS EMPRESAS PARA UTILIZAR LA FACTURA ELECTRÓNICA?
Las empresas con una facturación anual mayor a los 8 millones de euros tienen hasta septiembre de 2023 para adaptarse totalmente a la facturación electrónica. En el caso de las empresas con una facturación anual menor, los plazos se alargan considerablemente, hasta septiembre de 2025.
Las sanciones para las empresas que no se adapten a la facturación electrónica podrán enfrentarse a multas de hasta 10.000 euros.
REQUISITOS TECNOLÓGICOS
La Ley 11/2021 de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal establece “la obligación por parte de productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos”.
En definitiva, se trata de una serie de requisitos técnicos que deben cumplir los softwares de gestión, contabilidad y facturación. Recomendamos así pues prepararse ya con la implantación de un software solvente, que ofrezca garantías y que cumpla con la normativa actual y futura.
