5 pasos para evaluar a terceros
Cómo identificar y controlar los riesgos al recurrir a terceros:
Se presentan cinco pasos fundamentales para que las compañías puedan estar preparadas, tanto legal como operativamente, para establecer relaciones con terceros y así apoyar la expansión de su negocio a nivel global:
- El primero de los cinco pasos fundamentales se refiere a la investigación y selección. Elegir el proveedor y socio adecuado puede significar la diferencia entre tener un activo de importancia o un gran pasivo. El objetivo de realizar una investigación sobre la reputación y antecedentes, así como la selección adecuada, es asegurar que terceros cumplan con factores y requisitos indispensables en materia de costo, calidad y entrega, pero sobre todo que cumplan con la normativa y leyes anti soborno de cada región.
- El segundo paso se refiere a la fase de estructuración y documentación, ya que es relevante en una relación con terceros desde el punto que se definen los posibles riesgos que puedan surgir a través de las negociaciones y los contratos. Dentro de esta fase se establece el alcance y los objetivos de negocio del proyecto, y se identifican las métricas y procesos para el correcto monitoreo y la evaluación del cumplimiento de dichos objetivos por parte de terceros, así como la adecuada gestión de riesgos. También permite negociar los recursos disponibles para remediar fallas en el cumplimiento de métricas por parte de terceros, así como la posibilidad de ofrecer incentivos en caso de presentar un alto rendimiento.
- El tercer paso menciona la capacitación y educación como aspectos fundamentales, debido a que la formación adecuada de terceros es esencial y apoya la tarea de asegurar que éstos se encuentran capacitando a sus propios empleados sobre las leyes, reglamentos, políticas corporativas y conductas prohibidas, lo que se convierte en un factor extremadamente importante en materia de cumplimiento. Es fundamental para reforzar a los funcionarios encargados de evaluar, adecuar y hacer cumplir el programa de cumplimiento corporativo de una empresa durante una investigación.
- El cuarto punto se refiere a la supervisión y evaluación, debido a que uno de los mayores errores de las empresas multinacionales es llevar a cabo un proceso de auditoría o due diligence exhaustiva al principio de una nueva relación con terceros. La negociación de todo tipo de disposiciones contractuales para tener el derecho a seguimiento y evaluación de su comportamiento y objetivos, para posteriormente nunca aplicarlos.
- Como quinto tema, la reacción y solución son puntos importantes ya que las compañías no sólo tienen la obligación legal de supervisar las acciones de terceros contratados, sino también de responder de manera adecuada a cualquier problema que surja; y lo más importante, aplicar soluciones efectivas a los problemas. Los riesgos de recurrir a terceros como proveedores o socios son mayores en los mercados emergentes debido a factores como la corrupción e inestabilidad política y jurídica que éstos presentan; y por encima del factor costo, los riesgos relacionados con la reputación representan la mayor preocupación cuando se trata de seleccionar a un tercero.
La corrupción, calidad del producto y el cumplimiento de leyes y normas son las principales dificultades que se presentan durante la gestión de las cadenas de suministro de las compañías. El tema de cumplimiento es una de las mayores preocupaciones debido al desarrollo de leyes que presentan los mercados emergentes, así como las sanciones internacionales en materia comercial y leyes anticorrupción.
